Từ ngày 1/7/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Đây là bước chuyển quan trọng trong quản trị nhân sự: doanh nghiệp không chỉ ký một tệp PDF bằng phương tiện điện tử, mà phải tổ chức cả quy trình định danh, ký số, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu, lưu trữ, truy xuất và gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

Quy trình mới mở ra cơ hội giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian tuyển dụng, quản lý tập trung hồ sơ và hỗ trợ thủ tục hành chính. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp coi đây đơn thuần là việc mua phần mềm ký hợp đồng, rủi ro vẫn có thể xuất hiện ở thẩm quyền ký, nội dung hợp đồng, dữ liệu cá nhân, chứng cứ điện tử và khả năng truy xuất khi xảy ra tranh chấp. Bài viết dưới đây của BigLaw LH phân tích các điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Khi đáp ứng các điều kiện luật định, hợp đồng này có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 vốn đã công nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 tiếp tục đặt nền tảng về giá trị pháp lý, thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và chuyển đổi giữa văn bản giấy với thông điệp dữ liệu. Nghị định 337 cụ thể hóa quy trình riêng dành cho hợp đồng lao động điện tử.

Cần phân biệt hợp đồng lao động điện tử đúng quy trình với việc gửi bản scan qua email hoặc chèn hình ảnh chữ ký vào tệp PDF. Một tệp có hình chữ ký chưa chắc chứng minh được người ký, thời điểm ký, tính toàn vẹn của nội dung và khả năng truy xuất. Doanh nghiệp cần đánh giá toàn bộ chuỗi chứng cứ thay vì chỉ nhìn vào hình thức hiển thị cuối cùng.

Mốc thời gian doanh nghiệp cần nhớ

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Chậm nhất ngày 1/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành; việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định được triển khai từ ngày 1/7/2026.

Vì vậy, doanh nghiệp đang ký điện tử theo quy trình nội bộ cần rà soát ngay khoảng cách giữa hệ thống hiện tại và yêu cầu mới. Các nội dung thường phải điều chỉnh gồm nhà cung cấp eContract, phương thức định danh, chữ ký số, dấu thời gian, thẩm quyền người ký, kết nối gắn ID, chính sách lưu trữ và quy trình xử lý dữ liệu cá nhân.

6 thành phần tạo nên một hợp đồng lao động điện tử đáng tin cậy

1. Đúng chủ thể và đúng thẩm quyền giao kết

Người lao động và người sử dụng lao động tham gia giao kết phải là chủ thể có thẩm quyền theo Điều 18 Bộ luật Lao động. Với doanh nghiệp, cần kiểm tra người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền, phạm vi và thời hạn ủy quyền. Nếu hệ thống cho phép nhiều cán bộ nhân sự gửi hợp đồng, doanh nghiệp phải tách rõ quyền chuẩn bị hồ sơ với quyền ký.

2. Định danh và xác thực chính xác

Cá nhân có thể sử dụng các giấy tờ, thông tin định danh phù hợp như thẻ căn cước, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Người sử dụng lao động là tổ chức cần có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và giấy tờ của người đại diện. Quy trình eContract phải bảo đảm xác định đúng chủ thể, tránh tình trạng tài khoản được chia sẻ hoặc ký thay không có căn cứ.

3. Chữ ký số và dấu thời gian

Nghị định yêu cầu các chủ thể có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật giao dịch điện tử. Chữ ký số gắn danh tính người ký với nội dung, còn dấu thời gian hỗ trợ xác định thời điểm ký. Doanh nghiệp cần quản lý thiết bị, tài khoản, mã xác thực và quy trình thu hồi quyền ký khi nhân sự thay đổi.

4. Chứng thực thông điệp dữ liệu

Nhà cung cấp eContract phải có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ tin cậy liên quan. Doanh nghiệp nên thẩm định giấy phép, năng lực kỹ thuật, điều khoản dịch vụ, cơ chế hỗ trợ và trách nhiệm khi hệ thống gặp sự cố.

5. Gắn ID trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ. Doanh nghiệp cần có cơ chế theo dõi trạng thái, cảnh báo lỗi và đối soát để phát hiện hợp đồng đã ký nhưng chưa được gửi hoặc chưa gắn ID.

6. Lưu trữ toàn vẹn và có thể truy xuất

Hệ thống phải bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và khả năng tra cứu hợp đồng đã giao kết. Hồ sơ chứng cứ nên bao gồm phiên bản hợp đồng cuối cùng, lịch sử chỉnh sửa, dữ liệu định danh, chứng thư chữ ký số, dấu thời gian, xác nhận chứng thực, ID hợp đồng, nhật ký gửi nhận và bằng chứng hai bên đã tiếp cận được hợp đồng.

Thời điểm hợp đồng có hiệu lực được xác định thế nào?

Theo Nghị định 337, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số của các chủ thể và nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Doanh nghiệp nên thiết kế biểu mẫu hợp đồng thống nhất giữa ngày bắt đầu làm việc, ngày giao kết và điều khoản hiệu lực. Nếu người lao động bắt đầu làm trước khi hoàn tất quy trình ký, quan hệ lao động thực tế vẫn có thể phát sinh và kéo theo nghĩa vụ về tiền lương, bảo hiểm, thời giờ làm việc và an toàn lao động. Công nghệ không thay thế yêu cầu quản trị thời điểm tuyển dụng.

Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng giấy phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử. Chủ thể của hợp đồng giấy cần được xác thực; bản điện tử chuyển đổi phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm về nội dung. Sau chuyển đổi, hợp đồng điện tử phải được gắn ID.

Chiều ngược lại, hợp đồng giấy được chuyển đổi từ hợp đồng điện tử phải đáp ứng điều kiện của Luật Giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cần ban hành quy trình chuyển đổi, chỉ định người có thẩm quyền và quy định cách liên kết bản chuyển đổi với dữ liệu gốc. Việc in một tệp điện tử mà không có thông tin xác nhận chuyển đổi có thể làm suy yếu giá trị chứng cứ.

9 việc doanh nghiệp cần triển khai trong năm 2026

1. Lập bản đồ quy trình hợp đồng lao động

Doanh nghiệp cần mô tả toàn bộ hành trình từ đề nghị tuyển dụng, phê duyệt mức lương, tạo hợp đồng, kiểm tra thông tin, gửi người lao động, ký, gắn ID, lưu trữ, sửa đổi đến chấm dứt. Mỗi bước phải có người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý.

2. Rà soát mẫu hợp đồng và phụ lục

Số hóa một mẫu hợp đồng sai không làm giảm rủi ro. Nội dung phải phù hợp Bộ luật Lao động, Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH và quy định chuyên ngành. Cần kiểm tra chức danh, địa điểm làm việc, tiền lương, phụ cấp, thời giờ, bảo mật, sở hữu trí tuệ, bảo vệ dữ liệu và điều khoản sửa đổi.

3. Chuẩn hóa ma trận thẩm quyền ký

Hệ thống chỉ nên cho phép đúng người ký trong phạm vi được giao. Hồ sơ ủy quyền cần được cập nhật khi thay đổi người đại diện, cơ cấu tổ chức hoặc phân cấp. Không nên dùng tài khoản chung hoặc giao mã xác thực cho nhân viên thao tác thay.

4. Thẩm định nhà cung cấp eContract

Doanh nghiệp nên kiểm tra giấy phép, tiêu chuẩn an toàn, phương án dự phòng, vị trí lưu trữ, khả năng kết nối nền tảng quốc gia, cơ chế gắn ID, cam kết thời gian hoạt động, xuất dữ liệu và hỗ trợ khi tranh chấp. Hợp đồng dịch vụ phải quy định rõ trách nhiệm nếu dữ liệu mất, sai hoặc gửi chậm.

5. Thiết kế quy trình định danh người lao động

Cần quy định tài liệu được chấp nhận, cách đối chiếu, xử lý người nước ngoài, trường hợp thông tin thay đổi và cơ chế khắc phục khi xác thực thất bại. Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết và thông báo rõ mục đích sử dụng.

6. Quản trị chữ ký số và dấu thời gian

Lập danh sách người được cấp quyền, quy trình kích hoạt, lưu giữ thiết bị, ghi nhận lần ký và thu hồi ngay khi hết thẩm quyền. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra hiệu lực chứng thư tại thời điểm ký và duy trì bằng chứng xác thực lâu dài.

7. Xây dựng kho lưu trữ và hồ sơ chứng cứ

Thời hạn lưu phải phù hợp nghĩa vụ lao động, bảo hiểm, thuế, kế toán và giải quyết tranh chấp. Dữ liệu cần sao lưu, phân quyền, chống sửa đổi và có khả năng xuất đầy đủ khi thanh tra hoặc tố tụng. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào giao diện của nhà cung cấp mà không có cơ chế lấy dữ liệu về.

8. Cập nhật chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Hồ sơ lao động chứa dữ liệu định danh, tài chính, sức khỏe và thông tin gia đình. Doanh nghiệp phải xác định căn cứ xử lý, thông báo, phân quyền, thời hạn lưu, chuyển giao cho nhà cung cấp và xử lý quyền của người lao động theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 cùng quy định liên quan.

9. Thử nghiệm và đào tạo trước khi áp dụng đại trà

Nên chạy thử với một nhóm nhỏ, kiểm tra luồng ký trên nhiều thiết bị, tình huống sai thông tin, ký chậm, lỗi kết nối, thay đổi hợp đồng và nghỉ việc. Nhân sự, pháp chế, công nghệ và quản lý trực tiếp cần được đào tạo để cùng vận hành một quy trình thống nhất.

5 rủi ro pháp lý thường gặp

• Người ký không đúng thẩm quyền: tài khoản hệ thống không thay thế giấy ủy quyền hợp lệ.
• Không kiểm soát phiên bản: người lao động ký một nội dung khác với bản doanh nghiệp lưu.
• Thiếu bằng chứng định danh: khó chứng minh chính người lao động đã ký.
• Hợp đồng không được gắn ID đúng hạn: lỗi tích hợp không được phát hiện và xử lý.
• Dữ liệu bị sử dụng quá phạm vi: nhà cung cấp hoặc bộ phận nội bộ truy cập thông tin nhân sự không cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?

Có, nếu được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, đáp ứng pháp luật lao động, giao dịch điện tử và quy trình tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Giá trị không đến từ việc tài liệu hiển thị giống bản giấy mà từ khả năng xác định chủ thể, nội dung, thời điểm, tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.

Doanh nghiệp có bắt buộc thay toàn bộ hợp đồng giấy bằng hợp đồng điện tử không?

Nghị định khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử thay cho văn bản giấy. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức phù hợp và bảo đảm mọi hợp đồng được giao kết đúng hình thức pháp luật yêu cầu. Có thể triển khai theo giai đoạn, nhưng quy trình điện tử đã sử dụng phải tuân thủ đầy đủ.

Chèn ảnh chữ ký vào PDF có được coi là ký hợp đồng điện tử không?

Không nên mặc nhiên coi là đủ. Ảnh chữ ký khó bảo đảm danh tính, sự toàn vẹn và thời điểm ký. Theo quy trình mới, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số, dấu thời gian, xác thực chủ thể và chứng thực thông điệp dữ liệu trên hệ thống đáp ứng điều kiện.

Khi sửa đổi hợp đồng có cần thực hiện điện tử lại không?

Phụ lục hoặc thỏa thuận sửa đổi là một phần của hồ sơ quan hệ lao động và cần được giao kết đúng thẩm quyền, đúng hình thức, liên kết với hợp đồng gốc, lưu vết và quản lý phiên bản. Quy trình điện tử nên hỗ trợ đầy đủ cả vòng đời hợp đồng.

BigLaw LH hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi đúng luật

Hợp đồng lao động điện tử chỉ phát huy hiệu quả khi pháp lý, nhân sự và công nghệ được thiết kế đồng bộ. BigLaw LH hỗ trợ rà soát mẫu hợp đồng, ma trận thẩm quyền, quy trình định danh và ký số; đánh giá hợp đồng với nhà cung cấp eContract; xây dựng chính sách lưu trữ, bảo vệ dữ liệu; đào tạo nhân sự và chuẩn bị hồ sơ chứng cứ phục vụ thanh tra hoặc tranh chấp.

Liên hệ BigLaw LH để xây dựng lộ trình triển khai hợp đồng lao động điện tử phù hợp với quy mô, hệ thống nhân sự và mức độ rủi ro của doanh nghiệp.

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin pháp lý chung và không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể.

Nguồn pháp lý tham khảo: Bộ luật Lao động năm 2019; Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025; Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH; Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.