Hợp đồng thuê xe ô tô tự lái không chỉ ghi giá thuê và ngày trả xe. Một thỏa thuận thiếu quy trình hoàn cọc, xử lý tai nạn hoặc đối soát phạt nguội có thể khiến chuyến đi kết thúc nhưng nghĩa vụ tài chính vẫn kéo dài. Ngược lại, chủ xe cũng khó bảo vệ quyền lợi nếu không chứng minh được tình trạng xe trước khi bàn giao.

BigLaw LH phân tích những điểm cần kiểm tra trong hợp đồng cho thuê xe ô tô tự lái, giúp cá nhân thuê xe và đơn vị kinh doanh xây dựng cơ chế phân chia trách nhiệm rõ ràng, có chứng cứ và phù hợp pháp luật.

1. Hợp đồng thuê xe ô tô tự lái chịu sự điều chỉnh của quy định nào?

Về bản chất, đây là hợp đồng thuê tài sản: bên cho thuê giao xe để bên thuê sử dụng trong thời hạn thỏa thuận, bên thuê trả tiền. Các Điều 472–482 Bộ luật Dân sự 2015 đặt ra nền tảng về giao tài sản, bảo đảm giá trị sử dụng, bảo quản, thanh toán và hoàn trả.

Đối với hoạt động kinh doanh cho thuê phương tiện tự lái, Điều 78 Luật Đường bộ 2024 còn yêu cầu chỉ cho thuê khi người thuê có giấy phép lái xe đang còn điểm, còn hiệu lực, phù hợp loại xe; không bố trí lái xe cho người thuê; phải ký hợp đồng kèm bản phô tô giấy phép lái xe.

Từ ngày 1/7/2026, Luật 118/2025/QH15 sửa đổi khoản 3 Điều 78, bổ sung ngoại lệ dành cho xe gắn máy, xe mô tô hai bánh. Ngoại lệ đó không áp dụng cho ô tô: người thuê ô tô tự lái vẫn không được dùng xe thuê để vận tải hành khách, hàng hóa có thu tiền. Cần phân biệt giao dịch này với thuê phương tiện để kinh doanh vận tải.

2. Mười hai nhóm điều khoản cần kiểm tra trước khi ký

2.1. Đúng bên cho thuê, đúng người ký

Đối chiếu thông tin người cho thuê với đăng ký xe; nếu người ký không phải chủ xe, cần tài liệu chứng minh quyền cho thuê hoặc đại diện. Với doanh nghiệp, kiểm tra tên pháp lý, mã số doanh nghiệp và thẩm quyền ký. Bên thuê nên lưu hợp đồng, chứng từ chuyển khoản và thông tin liên hệ thống nhất, tránh chuyển tiền vào tài khoản của người chưa rõ vai trò.

2.2. Xác định cụ thể xe và người được lái

Ghi biển số, nhãn hiệu, dòng xe, năm sản xuất, số chỗ theo hồ sơ và thông tin nhận diện cần thiết. Không nên chỉ ghi “xe tương đương” mà bỏ ngỏ quyền đổi xe. Nếu có người cùng lái, phải thống nhất danh sách, kiểm tra điều kiện lái xe và phạm vi bảo hiểm. Sự đồng ý của chủ xe không thay thế yêu cầu pháp luật đối với người điều khiển.

2.3. Thời hạn, địa điểm và cách tính ngày thuê

Ghi giờ nhận, giờ trả, địa điểm và thời điểm bắt đầu tính tiền. Làm rõ thuê theo ngày lịch hay từng chu kỳ 24 giờ; mức tính thêm giờ, điều kiện chuyển sang ngày tiếp theo và thủ tục gia hạn. Việc đổi lịch nên được xác nhận bằng kênh liên lạc đã thống nhất, thay vì chỉ gọi điện mà không có dấu vết.

2.4. Giá thuê và toàn bộ phụ phí

Bảng giá cần thể hiện tiền thuê, thuế và chứng từ nếu áp dụng; phí giao nhận, vượt số kilômét, vệ sinh đặc biệt, nhiên liệu hoặc sạc điện. Ghi phương pháp đo và đơn giá cho từng khoản. Với phí đường bộ, bãi đỗ, tài khoản thu phí tự động, cần quy định người thanh toán và cách đối soát. Không nên chấp nhận điều khoản cho phép bổ sung phí tùy ý sau khi trả xe.

2.5. Phân biệt tiền giữ chỗ, tiền trả trước và tiền bảo đảm

Cùng được gọi là “tiền cọc”, nhưng mục đích pháp lý có thể khác nhau. Khoản giữ chỗ bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng cần được xem xét theo Điều 328 Bộ luật Dân sự; khoản giao để bảo đảm trả lại động sản thuê có thể mang bản chất ký cược theo Điều 329. Tiền thuê trả trước cũng không tự động là tiền đặt cọc.

Vì vậy, hợp đồng phải ghi mục đích, số tiền, nghĩa vụ được bảo đảm, trường hợp khấu trừ và thời hạn hoàn trả. Không thể mặc nhiên suy luận mọi trường hợp hủy chuyến đều mất cọc hoặc mọi khoản cọc đều phải hoàn gấp đôi; cần xem thỏa thuận, hành vi vi phạm và căn cứ pháp luật.

2.6. Bàn giao xe bằng biên bản và ảnh đối chiếu

Biên bản nên ghi số kilômét, mức nhiên liệu hoặc pin, đèn cảnh báo, lốp, kính, nội thất, vết xước, phụ kiện, chìa khóa và giấy tờ giao kèm. Chụp ảnh hoặc quay video có thể đối chiếu thời điểm, biển số và vị trí hư hỏng. Cả hai bên xác nhận dữ liệu này là tài liệu kèm hợp đồng.

Khi trả xe, thực hiện cùng quy trình. Theo Điều 479 và Điều 482 Bộ luật Dân sự, hao mòn tự nhiên cần được phân biệt với mất mát hoặc hư hỏng phải bồi thường. Cụm từ “trả xe như mới” không phải tiêu chí kiểm tra hợp lý cho xe đã qua sử dụng.

2.7. Phạm vi sử dụng và hành vi bị hạn chế

Thỏa thuận rõ khu vực sử dụng, việc đi qua biên giới, đường địa hình, ngập nước, giao xe cho người khác hoặc cho thuê lại. Điều 475 Bộ luật Dân sự đặt điều kiện được bên cho thuê đồng ý đối với việc cho thuê lại. Đồng thời, việc sử dụng xe phải đúng công dụng, mục đích và tuân thủ quy định giao thông, bất kể hợp đồng có nhắc lại hay không.

2.8. Bảo hiểm: phải đọc phạm vi, không chỉ nhìn giấy chứng nhận

Bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe theo Nghị định 67/2023/NĐ-CP không đồng nghĩa bảo hiểm sửa mọi hư hỏng của chính chiếc xe thuê. Phạm vi bảo hiểm bắt buộc và bảo hiểm vật chất xe là hai vấn đề khác nhau; quyền lợi còn phụ thuộc điều kiện, giới hạn và trường hợp loại trừ.

Cần yêu cầu thông tin về thời hạn, mục đích sử dụng được bảo hiểm, người lái, mức miễn thường, cứu hộ và thủ tục thông báo sự kiện. Nếu sản phẩm có quyền lợi ngập nước, thủy kích hoặc mất cắp bộ phận, phải kiểm tra điều khoản cụ thể. Hợp đồng thuê cần phân chia phần chi phí còn lại sau bồi thường, tránh thu trùng khoản doanh nghiệp bảo hiểm đã thanh toán.

2.9. Tai nạn, hỏng xe và trách nhiệm với người thứ ba

Quy trình sự cố phải ưu tiên an toàn, cứu người, thông báo cơ quan có thẩm quyền khi thuộc trường hợp phải báo và liên hệ chủ xe, bảo hiểm. Ghi rõ đầu mối cứu hộ, cách bảo toàn chứng cứ và quyền quyết định sửa chữa. Không thỏa thuận việc che giấu tai nạn hoặc tự ý dàn xếp trái quy định.

Với thiệt hại do ô tô gây ra, cần xem xét Điều 601 Bộ luật Dân sự về nguồn nguy hiểm cao độ, chủ thể chiếm hữu, sử dụng và hoàn cảnh phát sinh. Không nên kết luận người thuê chỉ bồi thường khi có lỗi, cũng không mặc nhiên coi chủ xe luôn hết trách nhiệm. Điều khoản nội bộ không tự tước quyền yêu cầu hợp pháp của người bị thiệt hại.

2.10. Chi phí sửa chữa và thời gian xe ngừng khai thác

Thống nhất nơi kiểm tra, báo giá, giám định khi cần và chứng từ xác định thiệt hại. Chủ xe không nên tự ấn định mọi chi phí mà bỏ qua quyền đối chiếu của bên thuê. Nếu yêu cầu bồi thường thu nhập bị mất hoặc phí xe ngừng khai thác, cần làm rõ căn cứ, thời gian hợp lý và tránh tính trùng với tiền thuê, tiền phạt hoặc khoản bảo hiểm đã bồi thường.

2.11. Phạt nguội và đối soát sau trả xe

Hợp đồng nên ghi người thực tế lái xe, thời gian quản lý xe và nghĩa vụ phối hợp khi có thông báo vi phạm. Bên yêu cầu thanh toán cần cung cấp tài liệu chứng minh, đối chiếu thời điểm vi phạm với thời gian thuê. Không thể dùng hợp đồng để thay đổi chủ thể bị xử phạt do pháp luật xác định.

Nếu giữ lại một khoản tiền chờ đối soát, phải thỏa thuận số tiền, mục đích, thời hạn và phương thức hoàn trả. Tránh quy định “giữ cọc đến khi hết mọi phạt nguội” mà không có điểm kết thúc. Phần tiền không tranh chấp nên được tách khỏi khoản đang cần xác minh.

2.12. Hủy chuyến, chấm dứt và giải quyết tranh chấp

Làm rõ điều kiện hủy trước ngày nhận, xe không đạt chất lượng, chậm giao, trả sớm và vi phạm nghiêm trọng. Mỗi trường hợp cần cơ chế thông báo, hoàn tiền và bồi thường tương ứng. Nếu thỏa thuận phạt vi phạm, cần xem bản chất quan hệ và luật áp dụng; không sử dụng một mức trần duy nhất cho mọi hợp đồng.

3. Ba tình huống dễ phát sinh tranh chấp

Xe hỏng giữa hành trình nhưng không do người thuê

Không phải mọi hỏng hóc trong thời gian thuê đều do bên thuê chịu. Điều 477 Bộ luật Dân sự quy định trách nhiệm bảo đảm giá trị sử dụng của bên cho thuê. Cần kiểm tra nguyên nhân, lịch bảo dưỡng và biên bản kỹ thuật để quyết định sửa chữa, đổi xe, giảm tiền thuê hoặc xử lý chấm dứt phù hợp.

Bảo hiểm từ chối bồi thường

Trước khi yêu cầu người thuê trả toàn bộ, phải xác định lý do từ chối, nghĩa vụ cung cấp thông tin và hành vi của mỗi bên. Từ chối do sử dụng xe sai phạm vi đã khai báo khác với từ chối do người lái vi phạm điều kiện. Kết luận trách nhiệm cần dựa vào hồ sơ, không chỉ một câu “bảo hiểm không trả”.

Phát hiện vết xước sau khi đã nhận lại xe

Bên yêu cầu bồi thường cần chứng minh hư hỏng và mối liên hệ với thời gian thuê. Biên bản trả xe, video và việc xe được sử dụng tiếp là những dữ kiện quan trọng. Quy trình kiểm tra ngay tại bàn giao giúp giảm tranh chấp tốt hơn một điều khoản cho phép truy thu không giới hạn.

4. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng thuê xe tự lái

Có bắt buộc công chứng hợp đồng không?

Hợp đồng thuê ô tô thông thường không mặc nhiên bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, đơn vị kinh doanh cho thuê xe tự lái phải thực hiện yêu cầu ký hợp đồng và hồ sơ giấy phép lái xe theo Điều 78. Công chứng cũng không thay thế việc kiểm tra quyền cho thuê và tình trạng xe.

Có thể dùng hợp đồng tải trên mạng không?

Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng phải điều chỉnh theo xe, cách tính giá, chính sách bảo hiểm và quy trình bàn giao thực tế. Một mẫu chung thiếu phụ lục hiện trạng hoặc thời hạn hoàn cọc dễ tạo khoảng trống khi phát sinh sự cố.

Người thuê có phải trả tiền cho mọi vết xước không?

Cần đối chiếu hiện trạng trước, sau thuê, nguyên nhân và thỏa thuận hợp pháp. Vết xước có sẵn hoặc hao mòn tự nhiên không thể mặc nhiên chuyển thành nghĩa vụ bồi thường mới của người thuê.

Đơn vị cho thuê nên chuẩn bị bộ hồ sơ nào?

Nên có hợp đồng, hồ sơ chứng minh quyền cho thuê, tài liệu người thuê và người lái, biên bản giao nhận, ảnh hiện trạng, thông tin bảo hiểm, chứng từ thu tiền và mẫu đối soát. Lưu trữ thông tin khách hàng đúng mục đích, giới hạn người truy cập và tuân thủ pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. BigLaw LH hỗ trợ rà soát hợp đồng cho thuê xe

Một hợp đồng tốt phải vận hành được khi giao xe, khi xảy ra sự cố và khi hoàn tất đối soát. Cá nhân, doanh nghiệp có thể liên hệ BigLaw LH để được tư vấn xây dựng, rà soát hợp đồng, phụ lục bàn giao, cơ chế bảo đảm và phương án xử lý tranh chấp phù hợp giao dịch cụ thể.

Tham khảo dịch vụ tư vấn, giải quyết tranh chấp của BigLaw hoặc liên hệ BigLaw LH. Hotline: 0987 951 488; email: [email protected].

Căn cứ pháp lý: Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 328, 329, 472–482, 601); Luật Đường bộ 2024 (Điều 78); Luật 118/2025/QH15 (khoản 7 Điều 8); Nghị định 67/2023/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan về bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới. Đối chiếu thêm hướng dẫn phạm vi bảo hiểm của Bộ Tài chính. Nội dung cập nhật ngày 22/10/2026, là thông tin pháp lý chung; việc áp dụng cần dựa trên hồ sơ và tình tiết cụ thể.