Thỏa thuận trọng tài thương mại thường nằm ở cuối hợp đồng, sau khi các bên đã thống nhất giá và tiến độ. Tuy nhiên, vài dòng được sao chép từ mẫu cũ có thể khiến doanh nghiệp phải tranh luận về nơi giải quyết trước khi yêu cầu thanh toán hoặc bồi thường được xem xét.

Một điều khoản tốt cần đáp ứng yêu cầu pháp lý và phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành. Bài viết phân tích bảy điểm cần kiểm tra khi soạn thỏa thuận, đồng thời gợi ý cách quản lý hồ sơ để điều khoản có thể được sử dụng khi cần.

Thỏa thuận trọng tài là nền tảng lựa chọn phương thức giải quyết

Theo Điều 5 Luật Trọng tài thương mại, thỏa thuận có thể được lập trước hoặc sau khi phát sinh tranh chấp. Điều 6 quy định Tòa án từ chối thụ lý khi có thỏa thuận trọng tài, trừ trường hợp thỏa thuận vô hiệu hoặc không thể thực hiện được. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra cả hiệu lực và khả năng vận hành của điều khoản.

Căn cứ pháp lý tham khảo là Luật Trọng tài thương mại số 54/2010/QH12, được sửa đổi, bổ sung; có thể đối chiếu Văn bản hợp nhất 60/VBHN-VPQH ngày 15/8/2025. Những gợi ý quản trị dưới đây cần được điều chỉnh theo từng giao dịch, không phải bộ điều kiện bắt buộc áp dụng giống nhau cho mọi hợp đồng.

7 điểm cần kiểm tra trong thỏa thuận trọng tài thương mại

1. Tranh chấp dự kiến có phù hợp với cơ chế trọng tài?

Trước khi chọn mẫu, hãy xác định quan hệ thực tế: mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đầu tư hay một quan hệ khác. Cần đối chiếu phạm vi thẩm quyền tại Điều 2, không chỉ dựa vào việc văn bản mang tên “hợp đồng thương mại”. Một mẫu dùng cho giao dịch giữa doanh nghiệp không nên được tự động đưa vào mọi quan hệ với cá nhân.

Nên lập danh sách các bất đồng có thể xảy ra: công nợ, chất lượng, tiến độ, chấm dứt hợp đồng và việc hoàn trả tài sản. Danh sách giúp người rà soát đánh giá cơ chế có phù hợp với nhu cầu hay không.

Riêng điều kiện giao dịch do nhà cung cấp soạn sẵn cho người tiêu dùng cần lưu ý quyền lựa chọn theo Điều 17. Không nên coi một ô đồng ý trên website là căn cứ chắc chắn buộc người tiêu dùng phải giải quyết tại trọng tài trong mọi tình huống.

2. Lưu được bằng chứng rõ ràng về sự đồng ý của các bên

Điều 16 yêu cầu hình thức văn bản và ghi nhận các cách xác lập, bao gồm trao đổi thư điện tử trong trường hợp phù hợp. Vấn đề thực tế là doanh nghiệp có xuất trình được phiên bản điều khoản đã được chấp nhận hay chỉ còn một bản mẫu trên máy tính.

Nên lưu hợp đồng cuối cùng, phụ lục, chuỗi trao đổi và tài liệu dẫn chiếu theo cùng một hồ sơ. Nếu báo giá dẫn đến điều kiện chung, hãy ghi nhận đúng phiên bản và bằng chứng đối tác đã tiếp cận, chấp nhận. Một đường dẫn có nội dung thay đổi theo thời gian dễ tạo thêm tranh luận.

Cũng cần kiểm tra người xác lập có quyền đại diện phù hợp. Với sửa đổi sau này, nên mô tả rõ điều khoản nào được thay thế và điều khoản nào tiếp tục áp dụng. Đừng để bản hợp đồng tiếng Việt và bản song ngữ được lưu ở hai nơi với hai lựa chọn giải quyết tranh chấp khác nhau.

3. Ghi đúng tổ chức trọng tài và kiểm tra quy tắc hiện hành

Nếu chọn trọng tài quy chế, nên dùng đúng tên tổ chức, đối chiếu điều khoản mẫu do tổ chức đó công bố và kiểm tra quy tắc tố tụng liên quan. Tránh ghép tên của một trung tâm với quy tắc của tổ chức khác mà không được tư vấn về khả năng thực hiện.

Một cập nhật đáng chú ý là Quy tắc tố tụng trọng tài VIAC 2026 áp dụng cho tố tụng bắt đầu từ ngày 01/7/2026, trừ thỏa thuận khác; vụ việc đang giải quyết theo Quy tắc 2017 tiếp tục theo quy tắc đó. Đây là ví dụ cho thấy năm ký hợp đồng chưa đủ để kết luận bộ quy tắc nào áp dụng.

Doanh nghiệp nên lưu đường dẫn nguồn chính thức và bản điều khoản đã được rà soát. Khi mua lại mẫu trên mạng, hãy kiểm tra lại các lựa chọn thủ tục. Không nên thêm nhiều yêu cầu đặc biệt chỉ vì chúng tạo cảm giác chặt chẽ, trong khi người phụ trách chưa biết tổ chức được chọn có thể thực hiện hay không.

4. Làm rõ phạm vi tranh chấp và sự thống nhất giữa các hợp đồng

Hãy kiểm tra điều khoản có bao quát những vấn đề doanh nghiệp muốn đưa ra giải quyết: thực hiện, thanh toán, chất lượng, chấm dứt và hậu quả sau chấm dứt. Cách diễn đạt quá hẹp có thể tạo tranh luận về việc yêu cầu cụ thể có nằm trong phạm vi thỏa thuận hay không.

Với dự án có hợp đồng khung, đơn đặt hàng, bảo lãnh và phụ lục kỹ thuật, nên lập bảng so sánh từng cơ chế giải quyết. Nếu một văn bản chọn trọng tài còn văn bản khác chọn Tòa án, cần chủ động đánh giá và xử lý điểm không thống nhất trước khi ký.

Đặc biệt, đừng mặc định công ty mẹ, bên bảo lãnh hoặc nhà thầu phụ đều bị ràng buộc bởi điều khoản mà họ chưa chấp nhận. Khả năng giải quyết chung nhiều yêu cầu cần xem xét theo thỏa thuận, quy tắc và pháp luật áp dụng. Một kế hoạch hồ sơ tốt nên tính đến cả trường hợp các yêu cầu phải được xử lý riêng.

5. Chọn thông số tố tụng theo nhu cầu và giới hạn pháp luật

Số lượng trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ và luật áp dụng ảnh hưởng đến cách chuẩn bị vụ việc. Doanh nghiệp nên cân nhắc quy mô giao dịch, tính chuyên môn của tranh chấp, nơi lưu chứng cứ và khả năng tham gia của người làm chứng, thay vì sao chép lựa chọn của một hợp đồng quốc tế không tương đồng.

Không phải mọi giao dịch trong nước đều được tùy ý chọn tiếng Anh. Điều 10 đặt ra nguyên tắc sử dụng tiếng Việt đối với tranh chấp không có yếu tố nước ngoài, với ngoại lệ liên quan doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Cần phân biệt luật áp dụng cho nội dung tranh chấp với quy tắc tố tụng của tổ chức trọng tài.

Về quản trị, nên so sánh chi phí dự kiến của các phương án và nhu cầu dịch thuật ngay khi đàm phán. Địa điểm thuận tiện cho ban lãnh đạo chưa chắc thuận tiện cho việc thu thập tài liệu hoặc tổ chức phiên họp. Mỗi lựa chọn nên có lý do kinh doanh có thể giải thích được.

6. Thiết kế bước thương lượng có thời điểm kết thúc rõ ràng

Nhiều hợp đồng yêu cầu thương lượng trước khi khởi kiện nhưng không nói ai gửi thông báo, gửi bằng cách nào và khi nào được coi là thương lượng không thành. Doanh nghiệp nên xác định đầu mối, nội dung tối thiểu của thông báo và khoảng thời gian phản hồi phù hợp.

Nếu muốn có bước hòa giải, cần làm rõ đó là nghĩa vụ theo thỏa thuận hay một lựa chọn tự nguyện, cùng điều kiện chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Tránh cơ chế chỉ kết thúc khi cả hai bên cùng ký xác nhận thất bại, vì một bên có thể không hợp tác.

Đồng thời, cần kiểm tra riêng thời hiệu và nhu cầu bảo toàn chứng cứ, tài sản. Không nên tự hiểu rằng việc đang thương lượng cho phép trì hoãn mọi hành động pháp lý. Bộ phận phụ trách nên có lịch theo dõi độc lập và xin tư vấn sớm khi việc chờ đợi có thể ảnh hưởng đến quyền yêu cầu.

7. Chuẩn bị thông báo, ngân sách và hồ sơ để thực hiện điều khoản

Điều khoản sẽ khó sử dụng hiệu quả nếu địa chỉ nhận thông báo không còn hoạt động hoặc nhân viên nhận thư đã nghỉ việc. Nên quy định đầu mối liên hệ, nghĩa vụ cập nhật và cách lưu chứng cứ gửi nhận phù hợp với cơ chế áp dụng.

Hãy dự trù phí trọng tài, luật sư, chuyên gia, dịch thuật và việc chuẩn bị nhân sự. Chi phí thực tế cần được tính theo biểu phí, quy tắc và diễn biến vụ việc, không nên hứa rằng trọng tài luôn rẻ hơn hoặc luôn nhanh hơn mọi phương thức khác.

Về hồ sơ, nên chuẩn bị hợp đồng, chứng từ giao nhận, biên bản nghiệm thu, công nợ và trao đổi quan trọng theo trình tự thời gian. Phân quyền truy cập và sao lưu giúp tránh thất lạc. Dù chọn trọng tài, doanh nghiệp vẫn cần cân nhắc việc bảo vệ thông tin và kế hoạch thực hiện kết quả giải quyết, không chỉ mục tiêu có một quyết định có lợi.

Kiểm tra điều khoản bằng tình huống giả định

Giả sử hợp đồng cung cấp thiết bị yêu cầu các bên thương lượng “đến khi đạt đồng thuận”, sau đó giải quyết tại “trọng tài hoặc Tòa án có thẩm quyền”. Khi bên mua chậm trả, người phụ trách phải làm rõ cả thời điểm kết thúc thương lượng và phương thức đã được lựa chọn.

Cách rà soát thực tế là đặt các câu hỏi: hôm nay phát sinh công nợ thì gửi thông báo cho ai; hết thời hạn phản hồi sẽ làm gì; cơ quan nào tiếp nhận; cần nộp những tài liệu nào? Nếu nhóm kinh doanh và pháp chế đưa ra câu trả lời khác nhau, nên sửa điều khoản trước khi ký.

Ví dụ này không có nghĩa mọi điều khoản diễn đạt chưa rõ đều tự động vô hiệu. Cần đánh giá văn bản cùng các chứng cứ và quy định liên quan. Mục tiêu của việc rà soát sớm là giảm những tranh luận có thể dự liệu được, không phải tự kết luận thay cơ quan giải quyết.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng không có điều khoản trọng tài thì còn lựa chọn được không?

Các bên có thể xác lập thỏa thuận sau khi tranh chấp xảy ra. Nên làm rõ đối tượng yêu cầu và lưu sự đồng ý hợp lệ; một bên muốn chọn trọng tài không đủ để mặc định bên kia đã chấp nhận.

Hợp đồng chính bị chấm dứt thì điều khoản trọng tài có mất hiệu lực?

Điều 19 ghi nhận tính độc lập của thỏa thuận trọng tài. Vì vậy, cần xem xét riêng điều khoản này thay vì mặc định việc chấm dứt hợp đồng chính đồng thời loại bỏ cơ chế giải quyết tranh chấp.

Phán quyết trọng tài có được kháng cáo như bản án sơ thẩm không?

Phán quyết trọng tài là chung thẩm. Cần phân biệt điều đó với cơ chế yêu cầu hủy theo căn cứ, thủ tục luật định; không nên coi yêu cầu hủy là một vòng xét xử lại nội dung vụ tranh chấp.

BigLaw hỗ trợ rà soát cơ chế giải quyết tranh chấp

BigLaw LH có dịch vụ tư vấn chiến lược tranh chấp, kiểm tra chứng cứ và hỗ trợ khách hàng trong quá trình giải quyết. Doanh nghiệp có thể liên hệ BigLaw, gửi dự thảo hợp đồng và mô tả giao dịch để trao đổi phương án phù hợp. Tham khảo thêm Các lĩnh vực khác.

Nội dung tham khảo cập nhật ngày 05/11/2026; cần đối chiếu hồ sơ và quy định áp dụng tại thời điểm xử lý. Ảnh đại diện là minh họa AI với nhân vật hư cấu, không mô tả một phiên trọng tài hay sự kiện khách hàng thực tế.